Uma empresa pode declarar determinado faturamento e, ao mesmo tempo, apresentar valores diferentes em notas fiscais, movimentações contábeis ou obrigações trabalhistas. Quando essas informações não coincidem, a Receita Federal identifica a inconsistência e pode selecionar o contribuinte para uma análise mais detalhada.

Com a digitalização das obrigações fiscais, o Fisco passou a receber um volume cada vez maior de dados sobre as operações empresariais. Preencher uma declaração corretamente deixou de ser apenas conferir os valores de um formulário: a empresa precisa garantir que as informações enviadas a diferentes sistemas contem a mesma história.

Quais informações a Receita consegue comparar

As notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços permitem identificar operações comerciais, valores de vendas, serviços prestados, destinatários e tributos informados, dados que são comparados com o faturamento declarado.

O eSocial reúne informações sobre trabalhadores, remunerações, admissões, desligamentos, afastamentos e encargos da folha de pagamento. Divergências entre esses valores e as declarações tributárias chamam a atenção da fiscalização.

A EFD-Reinf, Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, concentra dados sobre retenções tributárias e pagamentos, o que ajuda a Receita a verificar se os valores sujeitos à retenção foram informados corretamente.

Já a DCTFWeb consolida informações recebidas do eSocial, da EFD-Reinf e do Módulo de Inclusão de Tributos (MIT), apresentando débitos e créditos tributários e permitindo a emissão dos documentos de arrecadação. Divergências entre as escriturações e os valores declarados geram pendências.

No caso dos optantes pelo Simples Nacional, as receitas informadas mensalmente no PGDAS-D são comparadas com os documentos fiscais emitidos e com outras informações disponíveis nos sistemas tributários. Quando o faturamento declarado difere do identificado nas operações, a empresa pode ser chamada a explicar.

Quais erros chamam a atenção do Fisco

Entre as inconsistências mais comuns estão informar faturamento menor do que o registrado nas notas fiscais, deixar de declarar receitas de serviços prestados, apresentar divergências entre a folha de pagamento e o eSocial, informar retenções diferentes dos valores registrados na EFD-Reinf, declarar débitos incompatíveis com as escriturações, deixar de transmitir obrigações acessórias e informar dados incorretos sobre fornecedores e clientes.

Essas situações não significam automaticamente infração, pois podem decorrer de erros de preenchimento, cancelamentos, retificações ou diferenças de competência. Ainda assim, o contribuinte precisa manter documentos que expliquem os valores e comprovem a regularidade das operações.

O que acontece quando há divergência

Conforme o caso, a empresa pode receber avisos, intimações ou notificações para prestar esclarecimentos e apresentar documentos. Se o Fisco identificar tributos não recolhidos ou informações incorretas, poderá cobrar diferenças, juros e multas, observados os procedimentos legais.

Em situações mais complexas, a fiscalização é aprofundada e passa a solicitar documentos contábeis, fiscais e financeiros.

Como evitar problemas

O melhor caminho é manter uma rotina de conferência entre os sistemas. Contador e departamento fiscal devem comparar notas fiscais, receitas declaradas, retenções, folha de pagamento e informações transmitidas nas obrigações acessórias.

Também é importante guardar os documentos que comprovem as operações, acompanhar notificações nos canais oficiais e corrigir erros assim que identificados. Uma empresa pode cumprir todos os prazos e ainda ter problemas se os dados enviados não estiverem alinhados, por isso o empresário deve fornecer informações completas ao contador.